Bạn đã từng nghĩ về những thói quen đã hình thành qua nhiều năm khi sử dụng Microsoft Excel không? Nếu bạn có một số thói quen xấu khi sử dụng Excel, tốn nhiều thời gian hơn mức bình thường, thì bạn nên xem lại những thói quen đó và cải thiện kỹ năng Excel của mình. Trong bài viết này, UniTrain sẽ chỉ ra 5 thói quen xấu khi sử dụng Excel và cách khắc phục chúng nhé!
1. Chỉ sử dụng phím mũi tên để di chuyển giữa các ô
Bạn có thói quen chỉ sử dụng các phím mũi tên để di chuyển xung quanh Excel mà không sử dụng các nút bàn phím khác để hỗ trợ không?
Hãy xem xét phạm vi dữ liệu sau:
Giả sử bạn muốn thêm một hàng dữ liệu mới ở dưới cùng, nhưng ô bạn hiện đã chọn nằm ở đầu dữ liệu.
Bạn có thể nhấn phím mũi tên xuống mười bốn lần, sau đó bắt đầu nhập dữ liệu của mình. Hoặc bạn có thể giữ mũi tên xuống cho đến khi bạn đến hàng mà bạn muốn. Hay bạn sử dụng chuột để chọn ô chính xác mà bạn muốn đến.
Nếu có thói quen như vậy thì bạn đang dành nhiều thời gian không cần thiết để cố gắng đi đến ô mà bạn muốn.
Khắc phục thói quen xấu bằng cách – Dùng phím CTRL & SHIFT
Nhấn tổ hợp CTRL + phím mũi tên xuống sẽ đưa bạn đến rìa của dải dữ liệu mà bạn đang làm việc.
Bạn cũng có thể giữ phím SHIFT nếu muốn chọn các ô trong bảng tính của mình.
2. Định dạng các ô giống hệt nhau một cách thủ công
Excel có rất nhiều tùy chọn định dạng. Bạn có thể:
– Thay đổi định dạng số (ví dụ: thay đổi một số thành đơn vị tiền tệ)
– Chọn màu phông chữ
– Áp dụng đường viền
– Chọn màu nền của ô
– Các định dạng khác như thụt lề, căn chỉnh ô và vị trí/hướng văn bản
Bạn sẽ mất nhiều thời gian suy nghĩ về định dạng bạn cần áp dụng. Thậm chí dành từ 5 đến 10 phút tiếp theo để thử qua tất cả các tùy chọn định dạng trong Excel.
Khắc phục thói quen xấu bằng cách – Dùng Format Painter
- Chọn ô đã được định dạng
- Nhấp vào Format Painter
- Bấm vào ô (hoặc các ô) mà bạn muốn áp dụng định dạng
Hoặc dùng kết hợp phím tắt như sau:
- Chọn ô đã được định dạng
- Sao chép ô (Ctrl + C)
- Chọn ô bạn muốn cập nhật
- Bấm lần lượt Alt-E-S sau đó nhấn F để chọn định dạng trong hộp thoại Paste Special
3. Nhập công thức đơn giản để tính toán tạm thời
Bạn đã bao giờ nhập công thức SUM(A1: A5) để xem nhanh tổng các ô mà bạn vừa nhập chưa? Hay bạn đã đếm thủ công số lượng ô trong bảng tính chưa?
Nếu đúng như vậy, thì bạn chưa tận dụng tối ưu thanh trạng thái có sẵn trong Excel.
Khắc phục thói quen xấu bằng cách – Dùng thanh trạng thái
Thanh trạng thái ở cuối cửa sổ Excel sẽ tự động tính toán các hoạt động cơ bản dựa trên các ô được chọn.
Thanh trạng thái sẽ cung cấp cho bạn số liệu thống kê nhanh chóng tùy thuộc vào các ô được đánh dấu.
4. Thường xuyên sử dụng Ribbon Excel
Ribbon ở đầu cửa sổ Excel chứa tất cả các chức năng và tính năng có sẵn của Excel.
Đây là một nơi tuyệt vời để tìm những tính năng bạn cần.
Tuy nhiên, nếu bạn chọn qua nhiều menu khác nhau cho các tác vụ, bạn sẽ tốn thời gian di chuyển chuột và thêm nhiều thao tác.
Khắc phục thói quen xấu bằng cách – Dùng phím tắt
Để không lãng phí thời gian lựa chọn tính năng phù hợp, bạn nhớ các phím tắt. Mỗi nút trên Excel đều có một phím tắt. Bạn chỉ cần nhấn phím ALT để hiển thị gợi ý phím tắt và bấm theo gợi ý xuất hiện.
5. Click quá nhiều để lọc dữ liệu
Lọc dữ liệu là một cách dễ dàng để phân tích thông tin và lấy chính xác những gì bạn cần từ tập hợp dữ liệu lớn.
Nhưng lọc và sắp xếp dữ liệu là một chức năng rất tùy chỉnh. Nếu bạn có nhiều cột được lọc theo các tiêu chí cụ thể, có thể mất nhiều thời gian để “đặt lại” dữ liệu về trạng thái ban đầu.
Nếu bạn còn đang mở bộ lọc một cách thủ công thì đây là một sự lãng phí thời gian.
Khắc phục thói quen xấu bằng cách – Học phím tắt lọc dữ liệu
Phím tắt hữu dụng nhất là ALT, A, C để xóa tất cả các bộ lọc trên trang tính Excel hiện tại.
Nó sẽ xóa các bộ lọc khỏi tất cả các cột, cho phép bạn xem tất cả dữ liệu của mình và đảm bảo rằng không có gì bị ẩn khỏi chế độ xem.
Phím tắt này rất hữu ích khi bạn nhận tệp Excel từ người khác và họ đang làm việc trên một số bộ lọc không cần thiết.
Excel là một công cụ thông minh và hữu dụng. Hãy thay đổi các thói quen xấu khi sử dụng để có thể tận dụng tối đa các tính năng của Excel nhé.
