Nếu bạn đang được giao phần hành hàng tồn kho trong một cuộc kiểm toán các doanh nghiệp sản xuất thì xin chúc mừng bạn, bạn đang được đánh giá rất cao vì thử thách bạn đảm nhận thực sự rất khó khăn. Kiểm toán phần hành hàng tồn kho phải trải qua rất nhiều các thủ tục kiểm toán khác nhau để đảm bảo số dư trên Báo cáo tài chính là trung thực và hợp lý.
1. Để thực hiện kiểm toán phần hành hàng tồn kho, kiểm toán viên cần chuẩn bị những tài liệu nào?
Sổ chi tiết tài khoản hàng tồn kho
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
Chứng từ kho
Chứng từ chuyển kho
Phương pháp tính giá hàng tồn kho
Các chứng từ khác
2. Mục đích của kiểm toán phần hành hàng tồn kho là gì?
Căn cứ vào những thông tin thu thập được qua khảo sát thực tế khách hàng cùng cam kết chung về trách nhiệm của các nhà quản lý, các kiểm toán viên sẽ xem xét đánh giá tổng thể số tiền ghi trên các chu trình. Chính vì thế mục tiêu sẽ đánh giá sự hợp lý chung sẽ hướng tới khả năng sai sót cụ thể của các số tiền đó. Cụ thể trong chu trình kiểm toán hàng tồn kho thì mục tiêu hướng tới như sau: tất cả các hàng hóa tồn kho đều biểu hiện hợp lý trên thẻ kho, bảng cân đối kế toán; tất cả các số dư hàng tồn kho trên Bảng cân đối hàng tồn kho và bảng liệt kê hàng tồn kho là hợp lý.
3. Kiểm soát phần hành hàng tồn kho cần trải qua những giai đoạn nào?
Bước 1: Kiểm tra tính đúng kỳ (Test cut-off)
Bạn cần thực hiện các thủ tục để xác nhận tại thời điểm kiểm kê doanh nghiệp đã dừng lại toàn bộ các hoạt động xuất – nhập kho hay không. Việc không dừng lại các hoạt động này sẽ khiến cho kiểm đếm thiếu tính chính xác và ảnh hưởng đến số dư cuối kỳ của hàng tồn kho trên Báo cáo tài chính. Bạn cần rà soát số thứ tự của các phiếu xuất nhập trước và ngay sau khi kiểm đếm để đảm bảo tính liên tục. Nếu thứ tự các phiếu xuất nhập trước và sau kiểm đếm là liền nhau sẽ đảm bảo các ghi nhận kế toán là đầy đủ.
Bước 2: Quan sát quá trình kiểm đếm (Observe the physical inventory count)
Nhiệm vụ quan sát quá trình kiểm đếm thường được giao cho các bạn thực tập sinh hoặc trợ lý kiểm toán. Người quan sát cần thảo luận với người kiểm đếm để nắm chắc các thủ tục đếm hàng tồn kho, quan sát quá trình kiểm đếm cho đến lúc hoàn thành, trong quá trình quan sát trợ lý kiểm toán có thể tiến hành kiểm đếm thử các mẫu giá trị lớn hoặc ngẫu nhiên.
Người quan sát nên đếm và so sánh thông tin giữa danh sách hàng tốn kho và nhãn hàng tồn kho. Bạn cũng nên xác nhận các hàng tồn kho được đối tác của khách hàng gửi nằm ở đâu để đảm bảo khách hàng không ghi nhận sai lệch. Ngược lại, các hàng tồn kho đang được khách hàng gửi ở đối tác cũng cần làm các thủ tục xác nhận phù hợp.
Bước 3: Đối chiếu số lượng kiểm kê thực tế với số sách ghi nhận kế toán (Reconcile the inventory count to the general ledger)
Bạn đối chiếu số lượng hàng tồn kho đếm thực tế với hàng tồn kho đang được ghi nhận trên sổ kế toán để đảm bảo hàng tốn kho được ghi chép đầy đủ.
Bước 4: Kiểm tra các khoản mục hàng tồn kho có giá trị cao (Test high-value items)
Nếu có các loại hàng tốn kho với giá trị cao bất thường, bạn cần dành thêm thời gian để kiểm tra số lượng và chứng từ của hàng tồn kho này để đảm bảo giá trị được đánh giá và ghi nhận đúng.
Bước 5: Kiểm tra các khoản mục hàng tồn kho đã có lỗi trước đây (Test error-prone items)
Nếu khoản mục hàng tồn kho năm trước đã từng có lỗi, bạn nên dành thời gian xem xét lại xem năm nay các khoản mục đó còn xảy ra các lỗi tương tự hay không.
Bước 6: Kiểm tra hàng đang đi đường (Test inventory in transit)
Rủi ro của trường hợp này là có một số lượng hàng tồn kho đang trên đường từ kho này sang kho khác trong quá trình kiểm kê. Bạn cần xém xét chứng từ chuyển kho để đảm bảo hàng hóa đang ở trạng thái chuyển kho.
Bước 7: Kiểm tra giá trị mua của hàng tồn kho (Test item costs)
Bạn cần kiểm tra giá mua của hàng tồn kho và đối chiếu với các chứng từ đi kèm bao gồm hóa đơn của nhà cung cấp, báo giá của các nhà cung cấp để đảm bảo giá mua là hợp lý.
Bước 8: Rà soát chi phí vận chuyển hàng tồn kho (Review freight costs)
Theo chuẩn mực kế toán VAS 02 thì chi phí vận chuyển hàng tồn kho sẽ được ghi nhận vào giá trị của hàng tồn kho. Việc rà soát chi phí vận chuyển để đảm bảo doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ và hợp lý giá trị hàng tồn kho.
Bước 9: Rà soát giá trị thuần có thể thực hiện (Test for lower of cost and review NRV)
Bạn nên rà soát việc ghi nhận giá trị hàng tồn kho bằng cách so sánh giữa giá gốc hàng tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được để đảm bảo giá thấp hơn được ghi nhận lên sổ sách kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán VAS 02.
Bước 10: Rà soát và tính lại giá vốn của thành phẩm (Review cost of goods sold)
Bạn cần rà soát các loại chi phí bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung bằng cách rà soát lại toàn bộ chứng từ liên quan như phiếu xuất nguyên vật liệu, bảng chấm công và bảng lương của công nhân, các chứng từ mua hàng, mua chi phí. Rà soát xem có chi phí hao hụt bất thường hay không.
Đặc biệt rà soát phương pháp tính giá thành và tính nhất quán của việc áp dụng phương pháp tính giá giữa các năm tài chính với nhau. Bạn có thể tính toán lại giá thành của các mẫu hàng tồn kho để đảm bảo phương pháp tính giá thành đang được áp dụng đúng.
Bước 11: Kiểm tra sản phẩm dở dang (Work-in-progress testing)
Nếu sản phẩm dở dang chiếm một tỷ lệ lớn trong giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp, Trợ lý kiểm toán cần kiểm tra tỷ lệ hoàn thành của sản phẩm dở dang này để đảm bảo giá trị ghi nhận của sản phẩm dở dang.
Bước 12: Kiểm tra quyền sở hữu của hàng tốn kho (Inventory ownership)
Bạn cần xem xét các chứng từ mua của hàng tồn kho để đảm bảo hàng tồn kho trong kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp chứ không phải hàng của bên thứ ba nào khác.
4. Kết
Không thể phủ nhận rằng Kiểm toán phần hành hàng tồn kho ít nhiều làm khó các kiểm toán viên bởi sự phức tạp của nó. Vì vậy để kiểm soát tốt phần hành này, kiểm toán viên không chỉ phải tuân thủ đúng các quy tắc, làm theo các thủ tục mà còn phải linh hoạt để ứng dụng với từng điều kiện của doanh nghiệp đó.
