Dù ở bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào cũng luôn có những quy định, chuẩn mực được đặt ra để công việc được thực hiện một cách trơn tru và an toàn nhất và với ngành kế toán thì khái niệm đó được gọi là nguyên tắc kế toán.
Để có thể làm việc và phát triển sự nghiệp trong ngành kế toán, bạn cần phải tuân theo và làm tốt các nguyên tắc kế toán bởi nó là quy chuẩn chung để mang lại hiệu quả và lợi ích cho người thực hiện.
1. Khái niệm nguyên tắc kế toán
Nguyên tắc kế toán là những quy định chuẩn mực hay quy ước được đặt ra để những người liên quan đến công tác kế toán thông qua việc hạch toán hoặc lập báo cáo tài chính áp dụng và thực hiện. Đó có thể là nhân viên kế toán, tổ chức, doanh nghiệp đều phải nắm được xuyên suốt quá trình thực hiện công việc liên quan đến kế toán.
Các nguyên tắc trong kế toán cũng giống như luật định, luôn cập nhật cái mới để phù hợp với thời cuộc và phục vụ mục tiêu chính là cho ra đời báo cáo tài chính hoàn toàn trung thực, khách quan, đầy đủ và nhất quán.
Nguyên tắc kế toán giúp giảm thiểu được sự gian lận trong báo cáo tài chính, giúp các nhà đầu tư có thể phân tích báo cáo tài chính của một công ty và so sánh được tình hình tài chính giữa các công ty một cách chuẩn xác để đưa ra những quyết định tài chính.
2. 7+ nguyên tắc cơ bản của kế toán
Nắm được những nguyên tắc quan trọng sau đây sẽ là tiền đề để kế toán có thể hoàn thành tốt công việc hiện tại và có những bước tiến xa hơn trong tương lai.
-
Nguyên tắc cơ sở dồn tích (Accrual basis)
Nguyên tắc Accrual basis là nguyên tắc ghi chép tất cả các nghiệp vụ liên quan đến vấn đề tài chính vào sổ sách kế toán ngay tại thời điểm phát sinh. Nguyên tắc này không phụ thuộc vào thời điểm thu, chi để ghi nhận các khoản doanh thu, chi phí... Đó có thể là các nghiệp vụ về doanh thu, chi phí, tài sản, nguồn vốn hay tiền thuế…
Sử dụng nguyên tắc cơ sở dồn tích giúp báo cáo tài chính của doanh nghiệp rõ ràng, phản ánh đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị dễ dàng so sánh tình hình tài chính ở các thời điểm trong quá khứ đến tương lai.
Ví dụ về nguyên tắc cơ sở dồn tích: Doanh nghiệp mua hàng hóa và nhà cung cấp xuất hóa đơn trong tháng 9 nhưng qua tháng 10 doanh nghiệp mới thanh toán thì lượng hàng hóa đó cần được phản ánh nghiệp vụ luôn trong tháng 9.
-
Nguyên tắc giá gốc (Historical cost)
Tất cả các tài sản của doanh nghiệp cần được ghi nhận theo giá gốc của tài sản. Đó có thể là giá trị doanh nghiệp bỏ ra để sở hữu tài sản hoặc giá trị tương đương với số tiền đã bỏ ra hoặc có thể xác định bằng giá trị tại thời điểm tài sản được ghi nhận. Kế toán không được phép thay đổi giá trị của tài sản đó dù trong tương lai có tăng hay giảm giá trên thị trường.
Ví dụ về nguyên tắc giá gốc: Doanh nghiệp A mua một chiếc xe tải giá 320 triệu đồng vào tháng 1/2022 những tới tháng 8/2022, chiếc xe đó trên thị trường bán với giá 350 triệu đồng thì theo nguyên tắc giá gốc, kế toán ghi nhận giá trị của tài sản đó là 320 triệu đồng.
-
Nguyên tắc hoạt động liên tục (Going concern)
Trong những nguyên tắc kế toán cơ bản, không thể bỏ qua nguyên tắc hoạt động liên tục. Khi thực hiện lập báo cáo tài chính, kế toán cần giả định doanh nghiệp sẽ hoạt động liên tục trong tương lai để có thể trích lập các khoản dự phòng một cách hợp lý.
Cụ thể về các khoản dự phòng: không được lập thêm quá nhiều, giá trị không được cao hơn tài sản, thu nhập và không thấp hơn khoản chi phí, đồng thời trích lập theo đúng nguyên tắc hoạt động.
Ngoài ra, để có thể ghi nhận thu nhập và doanh thu, cần có sự tính toán thực tế kỹ lưỡng và minh chứng được khả năng tạo ra doanh thu trong tương lai và dựa theo giá gốc thay vì giá thị trường. Tương tự như vậy, các khoản chi phí cần được dự toán chuẩn xác về khả năng phát sinh trong tương lai.
-
Nguyên tắc nhất quán (Consistency)
Trong ít nhất một kỳ kế toán, cần có sự nhất quán về chính sách và phương pháp kế toán đã lựa chọn. Đó có thể là sự thống nhất về nguyên tắc kế toán, phương pháp đo lường… nhằm giúp nhà quản trị dễ dàng so sánh được báo cáo tài chính của các kỳ liên tiếp. Trong trường hợp có sự thay đổi, doanh nghiệp cần phải công khai nội dung thay đổi và lý do, kết quả của việc thay đổi có làm ảnh hưởng đến kỳ kế toán hiện tại hay quá khứ hay không? trong phần thuyết minh báo cáo.
Ví dụ khi doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì cần nhất quán trong suốt kỳ kế toán đó.
-
Nguyên tắc phù hợp (Matching concept)
Với nguyên tắc phù hợp, đòi hỏi mỗi khoản doanh thu đơn vị ghi nhận cần có một vài khoản chi phí tương ứng để đạt được doanh thu đó. Các khoản doanh thu và chi phí này cần phù hợp với nhau, chi phí thuộc kỳ tạo ra doanh thu. Nếu trong kỳ doanh nghiệp ghi nhận nhiều khoản doanh thu thì chi phí cần thiết để tạo ra những khoản doanh thu đó sẽ được ghi nhận cùng kỳ.
Ví dụ, doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại bán quần áo ghi nhận một khoản doanh thu trong tháng 9/2022 thì có một số khoản chi phí trong kỳ liên quan đến khoản doanh thu đó như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí giá vốn, chi phí khấu hao, chi phí điện, nước…Các khoản chi phí này cần phát sinh cùng kỳ với khoản doanh thu.
-
Nguyên tắc thận trọng (Prudence concept)
Đây là 1 trong 7 các nguyên tắc trong kế toán mà mỗi kế toán cần lưu ý. Thận trọng cũng là một đức tính cần có, từ đó giúp kế toán có những nhận định đúng đắn, dự toán chuẩn xác các vấn đề trong tương lai để có kế hoạch cụ thể khi không có sự chắc chắn trong tương lai.
Thận trọng thể hiện ở việc kế toán cần cân nhắc kỹ lưỡng khi trích lập các khoản dự phòng. Thận trọng khi đánh giá giá trị tài sản không quá cao và không đánh giá thấp hơn các khoản chi phí của doanh nghiệp cũng như trích lập dự phòng quá nhiều.
Thận trọng khi ghi nhận doanh thu, thu nhập, cần có sự phân tích kỹ lưỡng, dự toán dựa vào những tác động chủ quan và khách quan để có con số gần với thực tế nhất đồng thời tính toán chi phí phát sinh cũng tương tự, cần có sự thận trọng trước khi ghi nhận chi phí.
Nguyên tắc thận trọng giúp doanh nghiệp có khả năng đứng vững trên thương trường, không bị lung lay bởi các tác động và hạn chế rủi ro về tài chính.
Ví dụ về nguyên tắc thận trọng, giống như việc đề phòng trước những tình huống xấu xảy ra. Doanh nghiệp xuất bán được lô túi xách vừa gia công có giá trị 15 triệu đồng, để đề phòng tình huống lô hàng bị trả lại do lỗi hay nguyên nhân khách quan nào đó, kế toán cần trích lập một khoản dự phòng bằng với giá trị lô hàng đó.
-
Nguyên tắc trọng yếu (Materiality concept)
Nguyên tắc trọng yếu cho phép kế toán khi ghi nhận doanh thu và chi phí, được phép đơn giản hóa những khoản mục nhỏ không ảnh hưởng đến kết quả chung. Trong đó, những sự kiện được coi là trọng yếu nếu thiếu hoặc ghi chép không đúng sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, từ đó người quản trị dựa vào kết quả đó sẽ có những quyết định sai lệch.
Tùy thuộc vào thông tin đó có độ lớn và tính chất như thế nào, trong từng hoàn cảnh cụ thể tính trọng yếu sẽ được áp dụng để cho ra kết quả đúng nhất.
Ví dụ, với những khoản chi phí của doanh nghiệp thương mại A như: chi phí điện, nước, chi phí lương nhân viên sẽ được gộp chung vào chi phí bán hàng.
3. 5+ nguyên tắc kế toán bổ sung
Ngoài 7 nguyên tắc kế toán cơ bản đã trình bày ở phần trên, SAPP bổ sung thêm 5 nguyên tắc quan trọng khác mà kế toán không nên bỏ qua:
-
Nguyên tắc khách quan:
Thể hiện những tài liệu, báo cáo tài chính của doanh nghiệp cần có cơ sở dựa trên thực tế hoạt động, cung cấp những bằng chức xác thực nhất để đưa ra bộ tài liệu đó. Ngoài ra, nguyên tắc khách quan sẽ giúp bộ phận kế toán hoạt động hoàn toàn độc lập để lập ra bộ báo cáo tài chính của công ty.
-
Nguyên tắc công khai:
Báo cáo tài chính của một doanh nghiệp cần được trình bày chuẩn xác, đủ thông tin, rõ ràng để người xem có thể nhìn thấy được tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Đó cũng là yếu tố cần có để thu hút các nhà đầu tư, khách hàng cũng như dễ dàng trong các hoạt động tài chính cho doanh nghiệp.
-
Nguyên tắc thực thể kinh doanh:
Mỗi doanh nghiệp sẽ hạch toán, ghi chép, lập báo cáo như một thực thể kinh doanh riêng biệt so với chủ sở hữu. Doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận kinh doanh riêng của mình và chủ sở hữu nhận lợi nhuận khi đầu tư vào doanh nghiệp.
-
Nguyên tắc thước đo tiền tệ:
Tất cả những giao dịch hay sự việc có thể biểu hiện bằng tiền sẽ được kế toán ghi lại và ngược lại, những giao dịch hay sự kiện không thể đo lường bằng tiền thì không thể ghi chép lại được vào sổ sách kế toán. Việc này giúp người sử dụng báo cáo của kế toán dễ dàng sử dụng và hình dung khi sử dụng duy nhất một thước đo là tiền. Các giao dịch dù có trọng yếu, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh nhưng nếu không thể quy đổi thành tiền thì cũng sẽ không được ghi lại.
-
Kỳ kế toán:
Là thời gian quy định của mỗi đơn vị để thực hiện lập báo cáo tài chính tính từ thời điểm ghi sổ đến thời điểm khóa sổ kế toán. Một kỳ kế toán có thể tính bằng năm, quý, tháng với độ dài như nhau để thuận lợi cho việc so sánh giữa các kỳ.
Những nguyên tắc kế toán cơ bản mà ASA đã nêu trong bài viết là cơ sở quan trọng để kế toán ghi chép và lập báo cáo tài chính đúng quy định, tránh những sai sót không đáng có. Ngoài ra, khi doanh nghiệp áp dụng đúng những nguyên tắc trên sẽ giúp nhà quản trị có thể nắm được tình hình tài chính của doanh nghiệp sát với thực tế nhất và đưa ra những quyết định đúng đắn.
