Chi phí trả trước là 1 phần hành nhỏ, tuy nhiên, cũng vẫn cần những thao tác tiến hành kiểm toán cẩn thận nhất
1. Chi phí trả trước là gì?
Đầu tiên, bạn có thể hiểu chi phí trả trước là 1 khoản chi phí đã phát sinh mà công ty phải bỏ ra để mua công cụ dụng cụ hay 1 số tài sản khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ của công ty nhưng chưa được tính hết vào chi phí sản xuất hay kinh doanh của doanh nghiệp.
Để đảm bảo tính hợp lý của việc ghi nhận chi phí, người ta phân loại chi phí đó thành các kỳ và phân bổ vào chi phí các kỳ kế toán đó.
Các chi phí trả trước thường gặp đó là:
Chi phí trả trước về thuê cửa hàng, nhà xưởng;
Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm phòng cháy chữa cháy, bảo hiểm xe cộ) và các loại lệ phí đã mua;
Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định cần phân bổ trong nhiều kỳ kế toán;
Chi phí trả trước khác như tiền lãi vay trả trước, lãi mua hàng trả chậm, trả góp.
Hiện tại theo Thông tư 200 của Bộ tài chính, Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn đã được gộp chung thành Tài khoản 242, tuy nhiên doanh nghiệp cần theo dõi các khoản mục ngắn hạn và dài hạn, đồng thời trình bày chúng trên Báo cáo Tài chính.
2. Để thực hiện phần hành này thì cần chuẩn bị những dữ liệu gì?
Để thực hiện phần hành này, bạn cần thu thập các tài liệu sau đây:
- Sổ chi tiết các chi phí trả trước;
- Sổ theo dõi chi phí trả trước có tính phân bổ cho năm kiểm toán.
3. Tại sao các kiểm toán viên phải thực hiện các thủ tục của phần hành chi phí trả trước?
Mục tiêu chính của các thủ tục kiểm toán phần hành chi phí trả trước chủ yếu là:
Ghi nhận chi phí trả trước có đúng không? Về nguyên giá và thời điểm ghi nhận
Chính sách phân bổ chi phí trả trước có phù hợp không, có nhất quán với năm trước không?
Cách tính toán của kế toán có phù hợp không? Có tính thiếu khoản nào không?
Chi phí trả trước đã được phân bổ đúng loại không? Được trình bày trên báo cáo phù hợp chưa?
4. Thực hiện thủ tục phần hành chi phí trả trước như thế nào?
Đối với 1 phần hành nhỏ như chi phí trả trước, cũng vẫn cần thực hiện thủ tục kiểm toán cẩn thận. Đầu tiên bạn cần phải biết cách lọc sổ để lấy 142 và 242 ra (tài khoản chi phí trả trước). Tiếp theo, bạn cần phải biết cách hạch toán của các đầu chi phí trả trước theo cách của Việt Nam hoặc theo cách hạch toán của F3 ACCA. Sau đó, bạn phải làm quen với hàng loạt các thủ tục kiểm toán bạn cần phải biết để đảm bảo được rủi ro của phần hành này.
Thủ tục đối chiếu (Reconciliation)
Phải đảm bảo được số dư đầu kỳ bằng cách so sánh với số dư cuối kỳ trong Báo cáo tài chính phát hành kỳ trước. Đồng thời cũng phải đảm bảo được số liệu kế toán đưa cho là đúng bằng cách đối chiếu giữa Sổ cái (General ledger) với Bảng cân đối thử (Trial Balance), sau đó đối chiếu giữa Sổ cái với cả Sổ phụ (Sub ledger).
Thủ tục kiểm tra chi phí tăng lên trong kỳ (Additions testing)
Lọc bên “Nợ” của Tài khoản 242 xem các khoản có giá trị lớn hơn mức trọng yếu, sau đó, xem hồ sơ của các khoản đó bao gồm hợp đồng, biên bản bàn giao, hóa đơn… để xem kế toán ghi nhận đúng hay sai.
Thủ tục tính toán lại phân bổ trong kỳ (Allocation recalculation)
Đầu tiên, bạn nên tìm hiểu cách kế toán phân bổ các khoản chi phí trả trước. Sau đó, bạn tính toán lại xem có đúng không, có sai sót không? Cuối cùng phải đối chiếu với cả bên “Nợ” của các tài khoản chi phí vì thông thường chúng ta có bút toán kép như Nợ 641/642 Có 242.
Thủ tục xem xét tăng khác và giảm khác trong kỳ (Test other addition/ other reduction)
Tăng khác thường là từ tài sản chuyển sang. Theo thông tư 45 thì sẽ có nhiều tài sản thuộc phần này được chuyển sang. Còn giảm trong kỳ thì thường là thanh lý, bạn cần xem doanh nghiệp có biên bản thanh lý không, cố gắng ghi lại hết những thông tin của những khoản thanh lý trong năm nay.
5. Trong quá trình thực hiện phần hành này, các bạn thực tập sinh cần lưu ý gì?
Đây là phần hành khá đơn giản nên thường được giao cho các thực tập sinh kiểm toán. Tuy nhiên cũng có 1 số sai sót dễ dàng xảy ra trong phần hành này:
- Thời gian phân bổ không hợp lý. Ví dụ như sử dụng ngày 01/01 nhưng 01/03 mới bắt đầu phân bổ;
- Hay bị nhầm lẫn với tài sản cố định. Một số chi phí lớn có thể làm ảnh hưởng đến lãi lỗ của doanh nghiệp đáng lẽ phải ghi nhận vào - - Chi phí trong kỳ nhưng lại được ghi vào Chi phí trả trước. Ví dụ phí sửa chữa nhà kho bị cháy …hoặc một số khoản mục đủ điều kiện ghi nhận Tài sản lại ghi nhận là Chi phí trả trước;
- Những mã chi phí trả trước giống nhau nhưng thời gian phân bổ không nhất quán.
Trên đây là những chia sẻ kinh nghiệm của anh về phần hành chi phí trả trước. Công ty Kiểm toán ASA Chúc các bạn sẽ có những trải nghiệm thú vị với nghề.
